La documentación cultural y lingüística se refiere a una recopilación permanente y representativa sobre prácticas culturales y lingüísticas de una comunidad. Los datos primarios constituyen el corazón de la documentación e incluyen grabaciones de video, audio, fotografías, y notas de campo. Estos datos son compilados en una estructura llamada “corpus” y contienen varios tipos de anotaciones y comentarios; a su vez son transcritas y traducidas por los hablantes nativos (Himmelmann, 2006: 3).
Himmelmann se refiere a la importancia de la documentación como un recurso multiproprósito, ya que el material recopilado es esencial para la comunidad científica en términos de investigaciones futuras y de rendición de cuentas, ya que éste puede ser usado para comprobar teorías y estudios científicos. También es una fuente de información para la comunidad de hablantes, quienes pueden crear programas y materiales educativos completos, así como para satisfacer otras necesidades de la comunidad.
La lingüista Connie Dickinson (2011) señala que un proyecto de documentación no crea directamente un material pedagógico. Sin embargo, uno de sus objetivos es generar un “corpus” de datos primarios para que los educadores creen programas educativos bilingües e integrados. Según Dickinson, la mayoría de los idiomas en Ecuador tienen diccionarios o listas de palabras muy básicos –desde unas doscientas hasta unas dos mil palabras; de ahí que el “corpus” es esencial para la elaboración de diccionarios más profesionales y completos, en donde existan notas sobre los diferentes usos y connotaciones de las palabras.
La documentación, a su vez, asegura el mantenimiento de idiomas indígenas en peligro de desaparecer; esto implica recopilar una variedad amplia de materiales, no sólo focalizados a un proyecto de investigación, sino a todas las actividades que realiza la comunidad: desde una conversación cotidiana, hasta rituales y prácticas tradicionales, discursos políticos o el habla de un bebé. Incluye también la discusión o la resolución de disputas, el sentido del humor, muestras de aprecio, relaciones con los familiares, vecinos o desconocidos. Se graba la comunicación tanto verbal como no verbal –la gestual, el contacto visual o simplemente el espacio físico entre interlocutores (Himmelmann, 2006: 5-8).
A través de la documentación se espera conseguir una base de datos variada e incluyente, tomando en cuenta las perspectivas e intereses de la comunidad, al igual que de los investigadores. Aguavil, Aguavil y Calazacón (2011) afirman que una forma de asegurar esa variedad es a través de la documentación colaborativa, donde la mayoría del material es escogido, grabado y procesado por los miembros de la comunidad en vez de que sean investigadores externos quienes lo hagan. Según ellos, muchas veces las culturas minoritarias son “enmarcadas” por las culturas mayoritarias, lo que significa que a menudo las futuras generaciones tendrán un conocimiento adulterado por culpa de percepciones y concepciones de terceros, principalmente de periodistas, investigadores o gente de la industria turística. La documentación colaborativa permite a la comunidad determinar qué aspectos de su cultura dejarán huellas persistentes. También, en el proceso de documentación colaborativa los jóvenes hablantes conducen entrevistas, desarrollan investigaciones, transcriben, traducen, y consecuentemente aprenden sobre su propia cultura a lo largo de todo el proyecto. (Aguavil, Aguavil y Calazacón, 2011).
Para brindar accesibilidad al material recogido es necesario, según Himmelmann, catalogarlo, él llama a esto “apparatus”, que no es más que desarrollar una serie de formatos de metadatos para organizar el material. En el caso del archivo de lenguas de FLACSO, el convenio con Max Planck nos permite hacer uso de varios programas y tecnologías de acceso abierto, desarrolladas para este propósito. Usamos programas tales como: IMDI Editor, que permite llenar metadatos para la recuperación; ELAN para transcribir, traducir y hacer anotaciones; LAMUS donde se cargan los archivos de audio y video, entre otros programas. Esta posibilidad que brinda la tecnología actual asegura la preservación del material a largo plazo, y su recuperación de forma fácil a través de la Web. El acceso al material es gratuito pero se respetan los derechos de propiedad intelectual y privacidad.
Para Arienne Dwyer es necesario negociar los términos en los que se realizará el trabajo de la documentación antes de iniciar el trabajo, explicándoles a los hablantes –comunidad, documentalistas, investigadores, etc- cómo se respetarán sus derechos, cómo se difundirá el material y a quiénes se les dará acceso y bajo qué consideraciones (Dwyer, 2006: 32, 43).
En el caso del archivo de lenguas de Flacso, el sistema permite crear diferentes niveles de acceso: abierto totalmente, parcialmente abierto y completamente cerrado. Quienes deciden qué material compartir de forma abierta son los hablantes mismos, a quienes se les pregunta el momento del registro. Sin embargo, estos materiales pueden ser accesibles requiriendo el permiso correspondiente; el sistema informa a quién hay que solicitar los permisos.
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